Anzeige: Papierloses, automatisches Büro mit dem enfold Digital Locker

Im Rahmen einer Kooperation durfte ich mir enfold sowie deren “Digital Locker” einmal genauer anschauen. Doch worum geht es dabei überhaupt? Mit enfold hat das gleichnamige Unternehmen eine Softwarelösung geschaffen, die sich selbst als “digitalen Dokumentenmanager” beschreibt und bei der Bewältung des alltäglichen Papierkrams helfen soll.

Ok, Papier fällt in jedem Haushalt an – egal ob Rechnung, Einladung, Verträge oder Belege – da kommt niemand rum. Den Ansatz des “papierlosen” Büros, also der digitalen Archivierung all dieser Dokumente, finde ich ebenfalls sehr spannend. Leider sind meine bisherigen Anläufe alle gescheitert, da entweder Soft- oder Hardware nicht alle meine Bedürfnisse gedeckt haben.

Umso neugieriger war ich auf einen Blick in enfold. Denn auch, wenn es bereits einige DMS (Dokumenten Management Systeme) am Markt gibt, versucht sich enfold hier durch einige intelligente Features abzusetzen. So bietet enfold zum Beispiel Schnittstellen zu etlichen Firmenportalen, um z.B. Rechnungen direkt abrufen und verwalten zu können. Das soll Geld für Papierrechnungen sparen und zugleich die Arbeit für das Ablegen und Einsortieren ersparen. Zudem lassen sich nicht nur Text- sondern auch Audio- und Videodokumente in enfold archivieren.

Wie funktioniert enfold?

Enfold lässt sich in allen gängingen Webbrowsern und/oder per Smartphone-App nutzen. Wie enfold aufgebaut ist und ob es halten kann, was es verspricht möchte ich bei einem kleinen Rundgang durch das Portal zeigen. Enfold ist in vier wesentliche Bereiche aufgebaut, die das Gesamtbild des Tools bestimmen: Dateien, Verbindungen, Order und Quellen.

Die “Datei”-Ansicht

In der Dateien-Ansicht werden alle Dokumente angezeigt, die sich in enfold befinden. Dies ist der zentrale Einstieg und Dreh- und Angelpunkt von enfold. Über die Such- und Filterleiste lassen sich Dokumente schnell wiederfinden, was ja der wesentliche Vorteil eines digitalen Archivierung ist. Gefiltert werden kann nach Ordnern, Uploaddatum oder Quelle. So kann man entweder alle Bankbelege (=Ordner) oder z.B. nur Belege der Sparkasse (=Quelle) filtern.

Ebenso lassen sich über die Dateiansicht weitere Dokumente hinzufügen. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: Ablegen per Drag’n’Drop, Upload über den Webbrowser, einsenden per E-Mail und automatischer Abruf. Zu den letzteren beiden Punkten kommen wir aber gleich noch.

Die “Verbindungen”-Ansicht

In der Verbindungen-Ansicht lassen sich Datenquellen konfigurieren, von denen Dokumente automatisch abgerufen werden können. Dies ist einer der großen Vorteile den ich in enfold sehe und etwas, dass das Produkt wirklich gut macht. Unterschieden wird dabei zwischen Unternehmenswebsites und E-Mail-Abruf.

Bei den Unternehmenswebsites bietet enfold eine Liste an Unternehmen, zu denen Schnittstellen existieren wie z.B. Amazon, die DKB, Netflix oder DHL. Während der Einrichtung gibt man seine Zugangsdaten an und enfold lädt daraufhin Dokumente wie Rechnungen und Belege automatisch herunter. Sofern das gesuchte Unternehmen vorhanden ist, geht das recht schnell und einfach.

    

Als zweite automatische Datenquelle lassen sich E-Mail-Konten einrichten. Große Anbieter wie Google Mail oder Yahoo stehen in der Vorauswahl, jedoch gelingt der Abruf auch von jedem anderen Mailserver der IMAP unterstützt. Nach Eingabe der Zugangsdaten durchforstet enfold das Postfach nach Mails mit Dateianhängen und gruppiert diese. Als Nutzer kann man dann entscheiden, welche Absender/Gruppierungen relevant sind und einen Zielordner dafür angeben. Von da an kopiert enfold automatisch die Dateianhänge dieser Absender in die passenden Ordner.

Neben Abrufquellen lassen sich auch Kontaktbücher und Kalender als Quellen angeben. Dies dient der leichteren Bedienung, wenn man eine Aufgabe zu einem Dokument erzeugen möchte. Zum Beispiel:  Erinnere mich sowie meine Partnerin am 01.01.2018 an die Kündigung von Vertrag XYZ. Durch die Kalender- und Kontaktintegration kann die Aufgabe sowohl im Kalender eingetragen werden als auch die E-Mail-Adresse meiner Partnerin vorausgewählt werden.

Die “Ordner”-Ansicht

In der Ordner-Ansicht lässt sich die Ordnerstruktur verwalten. So kann man zum einen sehen wie viel Dateien in welchem Ordner liegen und zum anderen lassen sich Ordner löschen, umbenennen oder neu anlegen.

Die “Quellen”-Ansicht

Jedes Dokument in enfold hat eine Quelle. Dabei ist eine Quelle nicht mit Ordnern zu verwechseln. Wie bereits angeführt können wir zum Beispiel Dokumente von der Commerzbank und der DKB im Ordner “Bankkonten” ablegen lassen. Die Dokumentenquellen sind hierbei “Commerzbank” und “DKB”. In der Quellen-Ansicht lassen sich diese Quellen umbenennen oder neue Quellen hinzufügen.

    

Ein weiteres und für mich viel wichtigeres Features ist jedoch die “Quellenfreigabe”. Hiermit lassen sich Quellen für bestimmte Kontakte freigeben. Unterschieden wird hierbei nach Freigabezeitpunkt. Ihr fragt euch, wann man so etwas braucht? Nehmen wir dafür zwei Beispiele.

“Jetzt freigeben” macht zum Beispiel Sinn, wenn man seine Steuererklärung durch Dritte machen lässt. So kann man zum Beispiel alle Beleg- und Rechnungsquellen für den Steuerberater freigeben, sodass dieser sich die Dokumente selbst abholen kann.

“Später freigeben” ist eine etwas speziellere Funktion. Hier lassen sich Kontaktdaten von Personen hinterlegen, die nach dem eigenen Tod auf die Quellen zugreifen dürfen. So kann man zum Beispiel alle Versicherungsdokumente und Verträge für die eigenen Kinder freigeben. Aus eigener Erfahrung weiß ich, das solch eine Funktion im Ernstfall goldwert ist.

enfold – Preise und Rabatt mit Gutschein

Kommen wir zum Finanziellen. Die ersten sechs Monate sind kostenfrei, danach fällt eine monatliche Nutzungsgebühr von regulär 3,99€ an. Solltet ihr Interesse haben das Ganz einmal auszuprobieren, könnt ihr mit folgendem Rabatt-Code den monatlichen Preis auf 0,99€ drücken:

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Der Account selbst kann übrigens monatlich gekündigt werden, sodass keine langen Abolaufzeiten berücksichtigt werden müssen.

Fazit

Nachdem ich nun einige Quellen konfiguriert und enfold einige Tage aktiv genutzt habe, erlaube ich mir zum Abschluss des Artikels noch ein kleines Fazit zu ziehen. Bisher gefällt mir die Lösung sehr gut. Die Suche ist schnell und recht präzise, der automatische Import macht die Arbeit wesentlich leichter und erspart mir bei den meisten Dokumenten/Quellen jegliche manuelle Arbeit und auch die Freigabefunktion ist einfach klasse. (Besonders die verzögerte Freigabe “im Todesfall” halte ich für ein wesentliches Feature.)

Dennoch sind mir auch ein paar Dinge aufgefallen, die ich gerne als Feedback an das enfold-Team zurückgeben möchte. Das betrifft zum einen den Filter in der Dateiansicht – hier wäre es schön, wenn man nicht nur nach Uploaddatum, sondern auch nach Dokumentendatum suchen könnte (dieses müsste aus den Dokumenten geparst werden) – und zum anderen betrifft es den automatischen Mailimport. Hier wäre es schön, wenn sich die Filter noch genauer konfigurieren ließen. Beispiel gefällig? Ich habe abc@dhl.de im Filter angelegt, um Paketscheine zu archivieren. Leider schickt DHL auch S/MIME-Dateien im Anhang mit, die nun unnötigerweise auch als Dokumente in enfold landen. Hier wäre es schön, wenn man im Filter noch eine Regel/ein Schema für die Dateinamen der Anhänge konfigurieren könnte.

Zum Abschluss noch eine Frage an die Leserschaft: Was haltet ihr vom papierlosen Büro? Verwaltet ihr eure Dokumente bereits digital oder gehört ihr noch zur “Locher, Tacker, Order”-Fraktion?