PDFs im Browser erstellen, konvertieren und signieren

Kostenlose PDF-Reader gibt es wie Sand am Meer. Egal ob Acrobat Reader, Foxit, NitroPDF oder Sumatra. Die Auswahl groß und oftmals auch für den gewerbsmäßigen Gebrauch kostenlos freigegeben. Sobald es jedoch daran geht, aktiv mit PDF-Dateien zu arbeiten – also eben solche zu erstellen, umzuwandeln, zu verändern oder zu signieren – ist Schluss mit der bunten Vielfalt und aus kostenlos wird schnell sehr, sehr teuer.

Ok, wer die Nerven besitzt und vielleicht nur ein zwei, drei “Mann”-Büro hat, der mag mit einer Mischung aus mehreren Freeware-Tools und ein bisschen Opensource seinen eigenen Workflow basteln können, doch sobald es ins professionelle Umfeld geht, kann dies auch nicht mehr die präferierte Lösung sein.

Ist die “Make or Buy”-Entscheidung gefallen und es soll gekauft werden, bleibt die Frage: “Welches Produkt erfüllt die Anforderungen?” Im heutigen Artikel möchte ich deshalb einmal die Lösung von webpdf.de vorstellen, welche (entgegen der eingangs aufgezählten Produkte) einen etwas anderen Ansatz verfolgt.

webPDF – Firmendokumente im Netz?

Ok, die Zwischenüberschrift ist provokant gewählt, denn kaum eine Sicherheitsrichtlinie lässt es zu, die eigenen Dokumente in fremde Hände im Netz zu leiten. Doch Web ist nicht gleich Internet. Denn das “web” in webPDF besagt lediglich, dass es sich um eine webbasierte Lösung handelt. Entgegen der Überschrift lässt sich webPDF nämlich auch im lokalen (Intra)-Net hosten, sodass die sensiblen Daten keineswegs die Firmeninfrastruktur verlassen müssen.

Und genau an diesem Punkt sind wir auch schon an dem wesentlichen Unterscheidungsmerkmal zwischen webPDF und den Konkurrenzangeboten von Nitro, Foxit oder Adobe. Dadurch, dass webPDF auf einem Server läuft und die Nutzer per Browser damit arbeiten ist nur eine Installation nötig. Diese Philosophie pflegt webPDF sogar bis in die Lizenzierung. Gut erklärt wird dies auch in folgendem Video.

Bezahlt wird nur einmal für den Server. Keine fortlaufenden Kosten und keine Gebühr pro Nutzer. Doch bevor wir uns genauer mit den Kosten befassen, werfen wir noch einen Blick auf die Funktionen des Tools.

Was bietet webPDF und was bietet es nicht?

Neben vielen anderen Punkten, bietet webPDF folgende Funktionen:

• Konvertierung von über 100 Dateiformaten nach PDF
• HTML und Mails (Domino und Exchange) können nach PDF konvertiert werden
• Signierung, Zertifizierung und Langzeitarchivierung mit Timestamps
• PDF/A (nach ISO 19005) erstellen und prüfen
• Texte per OCR lesbar machen
• Split, merge und cut von PDF-Dokumenten
• Schnittstellen zur Integration in bestehende Softwaresysteme

Das einzige Feature, welches webPDF nicht bietet, ist die inhaltliche Bearbeitung von bestehenden PDF-Dokumenten. Das neu setzen bestehender Dokumente oder die Überarbeitung von PDF-Dokumenten ist somit nicht möglich.

Wer sich mit dem Funktionsumfang näher vertraut machen möchte, kann dies z.B. über die angebotene Online-Demo.

Kosten – wann lohnt sich der Einsatz?

Kommen wir nun wohl zu einer der spannendsten Fragen im geschäftlichen Umfeld: “Wie viel kostet so eine Serverlizenz?” Diese Frage wird ebenfalls direkt auf der Homepage beantwortet. Der Server für den firmeninternen Gebrauch liegt bei 3.990 €. Was auf den ersten Blick viel erscheint, relativiert sich jedoch je nach Einsatzszenario recht schnell. Hierzu habe ich einmal folgendes Diagramm erstellt, welches die Kostenentwicklung im ersten Jahr für die verschiedenen Produkte bei unterschiedlichen Nutzerzahlen anzeigt.

Wie im Diagramm gut zusehen ist, ist ab spätestens 30 Nutzern webPDF, zumindest vom Preis her, unschlagbar. Eben genannte Einschränkung bezieht sich natürlich darauf, dass in der Praxis im Einzellfall für das eigene Unternehmen evaluiert werden muss, ob webPDF auch wirklich allen Anforderungen genügt.

Denn was bringt die Kostenersparnis, wenn am Ende ein Kernfeature des Lastenhefts fehlt? Nichts desto trotz ist die preisliche Entwicklung denke ich gut zu erkennen und ein starkes Argument für webPDF.

Fazit

Es hat Spaß gemacht einmal über den sprichwörtlichen Tellerrand zu schauen. Neben den “Big Players” wie Adobe gibt es noch viele andere Lösungen, die es zu entdecken gilt. Denn nicht immer muss die bekannteste Marke auch das beste Produkt vertreten. Hier hilft nur eines: Suchen, analysieren, evaluieren und die, für den eigenen Business-Case, beste Lösung erarbeiten.